Quer na minha atividade de acompanhar o crescimento de empresas, quer nos cursos que dou, um dos temas sobre os quais mais vezes me questionam tem que ver com os desafios relacionados com a gestão do tempo. Ora, para mim, existem duas decisões que substituem qualquer curso que possa fazer sobre esta temática.
Então vou partilhar consigo as duas principais decisões que cada um de nós deve tomar para ser mais produtivo. E são apenas e só duas decisões.
1.ª Decisão – Decidir o que fazer e o que não fazer!
A lista das coisas que temos de fazer não é mais importante do que a lista das coisas que não podemos fazer. Porque as nossas 24 horas estão ocupadas, seja a fazer coisas produtivas, seja a fazer coisas que não são produtivas. Então, mesmo quando nos limitamos a procrastinar, estamos a ocupar o nosso tempo! E é importante que tenhamos noção disso.
Portanto, temos de identificar a lista das coisas que temos de fazer, ou seja, a lista das coisas importantes e que vão, de facto, produzir resultados em linha com os nossos objetivos. Mas também a lista das coisas que não podemos fazer. E nesta lista devemos incluir os ladrões de tempo, as atividades que me estão a distrair ou a iludir, desconcentrando-me daquelas que são altamente produtivas. Lembre-se destas duas listas e faça as duas POR ESCRITO!
2.ª Decisão – Decidir o que fazer primeiro e o que fazer depois
Igualmente crítico é priorizar. Liste todas as suas tarefas por ordem de importância. Devemos sempre começar por fazer as mais importantes. A nossa tendência é começar pelas tarefas urgentes, mais rápidas e até as mais fáceis, deixando as mais complexas para depois. Mas, na realidade, devemos fazer exatamente o oposto. Por isso, mantenha-se focado. Comece pela tarefa mais importante de todas. Depois, passe para a segunda tarefa mais importante de todas, e assim sucessivamente.
Nunca deixe que as urgências se antecipem às coisas que são verdadeiramente importantes e que mais impacto vai fazer nos seus resultados. Faça primeiro o que é importante, depois o que é urgente. A tendência é irmos apagar os fogos, mas não é isso que o mantém produtivo.
Asseguro-o de que, se começar pelas coisas mais importantes de todas, o bom tempo vai expulsar o mau tempo da sua agenda! Mas atenção que o fenómeno contrário também existe. Se começar por se ocupar com as coisas menos importantes (que podem até ser urgentes), o mau tempo vai expulsar o bom tempo da sua agenda. Porque vai manter-se disperso e fora do centro do alvo da gestão do tempo.
Então, na gestão de tempo, comece sempre pelo que é importante e deixe o que é urgente para depois.
Se se manter focado, perceberá que progressivamente vai começar a ter menos urgências.
Pense nisto para cada trimestre, para cada semana e diariamente. E a sua produtividade vai desmultiplicar-se. Porque, em rigor, o tempo não pode ser gerido. Mas este é, de facto, o fator crítico por excelência quando nos referimos a alcançar os nossos objetivos. Porque, no final de cada dia, a única coisa que nos diferencia uns dos outros em termos de resultados e desempenho são as escolhas que cada um de nós faz sobre a forma como vamos usar o nosso tempo.
