Ladrões do Tempo | Descubra Quais São - Conteúdos Paulo de Vilhena

Um dos maiores erros que os vendedores cometem na sua atividade profissional é não conhecerem os ladrões de tempo da sua atividade. Trata-se da distração ,e é um erro transversal às mais variadas áreas.

Mas já pensou porquê?

Porque nos deixamos envolver num turbilhão de coisas que vão acontecendo no nosso dia a dia. Estas tendem a fazer-nos perder o foco daquilo que é realmente importante. E isto acontece porque muitas vezes não priorizamos as tarefas, porque não distinguimos as mais importantes das menos importantes.

Para vos dar uma noção da gravidade e do rigor que este fenómeno tem, li há mais de 10 anos no jornal Público (se não estou em erro) um artigo que falava de um estudo de umas das big five, sobre o número de horas que as pessoas trabalham e as que são, de facto, produtivas. E os números eram preocupantes na Europa do Sul!

O nível de produtividade, de tempo real dedicado às tarefas que têm que ver com as nossas funções, estimava-se que fosse de 3h57m. Ou seja, em média, se cumprirmos um horário de 8 horas, significa que passávamos 4h03m distraídos. E todos nós tendemos a distrair-nos. E os vendedores, até pela natureza da sua função, são pessoas que recebem muitos estímulos com o potencial de distração. E, por essa razão, acabam por ser muito mais vulneráveis a este fenómeno.

Por que motivo nos tendemos a distrair?

Porque é mais fácil ser reativo do que proativo. É mais fácil reagir aos estímulos que vamos recebendo durante o dia. Por exemplo, toca o telefone e eu atendo, entra alguém no escritório e vamos atender, recebemos um e-mail e vamos responder, e assim vamo-nos desviando dos nossos objetivos. Porque todos estes estímulos que vão acontecendo no dia a dia nos distraem do que é realmente importante.

Mas, apesar de estarmos ocupados e a trabalhar, não estamos a ser produtivos. Vamos reagindo ao que acontece, encontrando soluções para o dia a dia, chegamos ao fim do dia e achamos que trabalhámos muito, mas sabemos que não fomos assim tão produtivos. No fundo, não estamos focados no que é realmente importante.

Por onde passa a solução para evitar distrações? E quais as regras para ser mais produtivo?

Na minha opinião há duas grandes regras para a produtividade:

Primeira regra da produtividade: a nossa capacidade de ter em permanência duas listas connosco

A primeira lista é a das tarefas que eu tenho de assegurar diariamente. Deve ter indicações claras do que tenho de conseguir realizar a cada dia: número de contactos, número de vendas, reuniões, valores de transação, etc. Tudo o que tenho de saber no sentido de que o meu dia de trabalho não pode terminar até ter completado todas essas tarefas.

A segunda lista é a das coisas que me estão a distrair. Aquilo a que chamo ladrões de tempo. Devo arranjar momentos para atender e devolver chamadas, para responder a emails e identificar tudo o que me faz perder tempo. Devo tornar essas tarefas secundárias, se elas me distraem. Não podemos deixar que essas coisas nos distraiam todos os dias.

Segunda regra da produtividade: saber priorizar

Saber o que vou fazer antes e o que vou fazer depois. Saber distinguir o que é importante do que é urgente. Fazer primeiro o que é importante e deixar para depois o que é urgente. Porque se deixo que as urgências se sobreponham ao que é importante, vou levar o meu dia a apagar fogos, deixando tudo o que é importante para trás.

Stephen Covey no seu livro First Things First, em que aborda a priorização em 4 quadrantes distintos, dizia que temos um quadrante que é o das coisas mais importantes de todas. E essas não são as mais urgentes.

Quais são as tarefas mais importantes de todas?

Pensar − que está no primeiro quadrante − é a coisa mais importante de todas.

Estamos a pensar quando estamos a definir objetivos, a planear para atingir esses objetivos, a monitorizar a execução medindo indicadores. O trabalho de pensar também é um trabalho estratégico, é o trabalho de analisar a minha concorrência, de definir o meu nicho de mercado e de desenhar a minha proposta de valor, de definir objetivos de curto, médio e longo prazo, de pensar em várias formas de gerar contactos novos para a minha carteira comercial, de pensar em táticas para aumentar o número de transações que faço com cada cliente, de pensar em ideias para aumentar a taxa de conversão, aumentar o valor médio de cada venda que faço.

O trabalho de definir tarefas também se engloba neste quadrante, assim como o trabalho de monitorizar, de avaliar, analisar o que estou a fazer, se estou alinhado com os objetivos, de medir todos os indicadores da nossa atividade. Depois temos o trabalho de afinar, preparar a nossa agenda, analisar o que aconteceu no final do dia. Estamos a falar de 10/15m diários e este é o trabalho mais importante de todos. Portanto, coloque isso como a primeira coisa para fazer de manhã!

O segundo quadrante é o operacional.

Quando um vendedor vai estar focado nas tarefas que tem de fazer: contactos, posicionamento, reuniões, preparação e apresentação de propostas, negociações, pedidos de referenciação, ou seja, todas as suas funções operacionais. Coisas importantes e urgentes.

O terceiro quadrante é o das questões que são urgentes mas não são importantes.

Um cliente que precisa de ser “desenrascado”, um procedimento administrativo, uma reclamação, um email, uma entrega que não correu bem… não são críticas para o crescimento da nossa atividade, mas alguém terá de tratar delas. Mas deixe-as para o fim! Senão vai acabar por não ter tempo para tratar do importante.

Onde não pode de todo focar-se é nas coisas que não são nem importantes nem urgentes: as do quarto quadrante!

Responder a um comentário de um amigo no facebook, consultar para fazer um post sobre uma a nossa vida pessoal, perder tempo numa conversa com um cliente, ir beber café, fumar um cigarro, etc.

Qual é o truque então para não perder o foco e para evitar que os ladrões do tempo o abordem?

Identificá-los (antes de mais) e depois começar pelo quadrante número 1, seguindo para o 2, 3 e deixar o 4 para o final ou esquecê-lo de todo! Começar pelas coisas mais importantes.

Assegure-se de que está a passar o seu tempo concentrado nas tarefas absolutamente críticas, porque estar distraído é fácil.

Fazer a lista das tarefas que tem de assegurar diariamente, priorizá-las e concretizá-las da mais importante para a mais urgente, deixando de lado as que não são nem uma coisa nem outra, é a melhor forma de não deixar os ladrões do seu tempo apoderarem-se do seu dia.

Vamos a isso?

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