Em qualquer organização e equipa é fundamental estabelecer objetivos, metas e compromissos, discutir problemas e avaliar resultados. Para tal, a realização de reuniões periódicas é crucial. Todos os colaboradores devem saber em que ponto se encontra a empresa ou departamento, tal como o que devem fazer para contribuir para o seu crescimento sustentável.
No entanto, muitas empresas reúnem a toda a hora, por tudo e por nada. E essas reuniões são desorganizadas, levam tempo a mais e delas saem muito poucas decisões… Por vezes os colaboradores saem mesmo sem a noção exata do que devem executar qualitativa e quantitativamente.
Por isso eu sugiro 5 regras para a gestão de reuniões:
1. Confronte sempre os “factos brutais”
Temos de ter a capacidade de apresentar a realidade como ela é. O que magoa mais as pessoas é sempre a forma como as coisas são ditas. Por isso, devemos dizer o que tem de ser dito, de forma frontal e honesta, mas assertiva, cândida e sobretudo educada.
2. O diálogo deve ser ideológico
Nunca questione as pessoas, mas sempre as ideias. É a execução que deve ser posta em causa e não a pessoa responsável pelo comportamento. Na maior parte das empresas há medo do confronto porque ele não é ideológico, é um confronto pessoal.
3. Use a metodologia das questões
Perguntar, perguntar, perguntar… A tarefa do líder passa por trabalhar com pessoas extremamente competentes e questioná-las constantemente de forma inteligente, para que testem as suas posições e melhorem as suas decisões.
4. Recorra ao reforço positivo e análises sem atribuição de culpa
5. Exija a prestação de contas
Se algo não foi cumprido tem de ficar claro que não foi cumprido, para que não volte a acontecer (NUNCA). A responsabilização das pessoas e a prestação de contas não devem nunca ser subavaliadas nas empresas, sob pena de desalinhamento das equipas, perda de competitividade e, consequentemente, resultados fatais ao longo do tempo.
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