Fazer bem à primeira: será que conseguimos? | Paulo de Vilhena
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A semana passada, em conversa com um cliente de coaching empresarial, ele dizia-me que os vendedores demoravam muito tempo a fazer os orçamentos porque tinham de os fazer e refazer várias vezes até ficarem nas condições perfeitas para serem enviados para o cliente.

Enquanto ouvia esta explicação, lembrei-me de um administrador que tive há muitos anos. Devido ao elevado volume de trabalho que existia naquela empresa, trabalhávamos durante muitas horas e por vezes até aos fins de semana.

Quando eu me queixava de que trabalhava muitas horas, o administrador dizia-me sempre: “Sabe porque é que trabalha tantas horas? Porque não faz o trabalho perfeito à primeira. Se fizesse tudo bem à primeira, provavelmente, poderia trabalhar menos do que as 40 horas semanais.”

Ele dizia aquilo meio a sério, meio a brincar, mas a verdade é que ele tinha razão.

Era duro para mim ouvir que eu trabalhava horas a fio porque não estava a entregar o trabalho bem feito à primeira. E por isso precisava de o repetir e isso fazia com que perdesse muito tempo.

A única coisa que me consolava é que eu não era a única… A equipa estava toda no mesmo barco. Por isso, ou o grau de exigência era muito elevado, ou nós não estávamos preparados para aquele nível de exigência.

Agora olho para trás e percebo que foram muitas horas de trabalho, mas que cada minuto foi bem investido. Porque consegui retirar daqueles momentos difíceis e de grande esforço grandes esforços.

Mas as palavras que o administrador proferiu ficaram-me para a vida. Guardei bem a ideia de que gastamos muitas vezes tempo a mais porque não fazemos bem à primeira. Cometemos esse erro muitas vezes na nossa vida.

Não nos focamos no que estamos a fazer, não planeamos devidamente as várias tarefas que temos para fazer nem estamos completamente habilitados para determinadas funções. Consequentemente, acabamos por demorar muito mais tempo a fazer as coisas.

Naquela altura da minha vida, aprendi várias formas de otimizar a utilização do meu tempo, uma vez que não queria passar todos os meus fins de semana a trabalhar no escritório.

Uma delas, e que expliquei ao meu cliente, foi a questão da sistematização daquilo que são funções repetidas. Todos nós temos tarefas no nosso dia a dia que são repetitivas, que são feitas todos os dias da mesma forma.

Naquela altura, eu estava numa função de controlo de gestão e reporting. Por isso, aquilo que fiz foi a automatização de todo o processo de reporting. Entravam os números e todas as apresentações que fazia sobre aqueles dados saíam automaticamente. Isso garantia não só um menor número de erros como também uma maior rapidez dos resultados. Consegui dessa forma gastar a maior parte do meu tempo na análise dos resultados e não na produção dos relatórios.

 

Voltemos à situação do meu cliente. A orçamentação e o envio de propostas são também processos que, em situações mais rotineiras, podem ter modelos que nos permitam automatizá-los.

Um orçamento é um documento oficial da empresa e, por isso, deve obedecer a determinadas regras. Deve haver um template em que o comercial só deverá preencher os espaços em branco com a informação específica de cada cliente. Portanto, esta deve ser uma tarefa bastante sistematizada, de forma aos colaboradores perderem o mínimo tempo possível e minimizarem os erros ao máximo.

O tempo de qualquer colaborador deve ser investido naquilo que não é rotineiro, naquilo em que as qualidades humanas podem realmente fazer a diferença.

Nas empresas é muito importante ter sentido crítico, perceber qual é a rotina que podemos sistematizar e encontrar automatismos que diminuam o tempo despendido nestas tarefas, com o objetivo de ganhar tempo para pensarmos nas exceções e planearmos o futuro da melhor forma.

Mariana Arga e Lima
Business and Executive Coach na Paulo de Vilhena Business Excelerators

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